بخش دوم : روش های خود ارزیابی EFQM

سازمان هایی که قصد دارندبه سمت تعالی حرکت نمایند در ابتدای راه علاقه مند هستند که بتوانند جایگاه خود در این مسیر تعیین نمایند زیرا چنانچه بدانیم که در مسیر تعالی در چه نقطه قرارداریم، بهتر می توانیم برنامه ریزی کرده و حرکت هدفمند خود را شروع کنیم. یکی از بهترین روش های شناسایی وضعیت موجود به کار گیری یکی از روش های خود ارزیابی است که در مدل تعالی سازمانی EFQM به آن اشاره می نماییم.

روش خود ارزیابی به طور منظم، سیستماتیک و جامع فعالیت ها و فرآیندهای موجود در سازمان را بررسی کرده و نتایج حاصل از آنها را که ممکن است در سازمان محقق شده باشد را شناسایی می کند. فرآیندهای خودارزیابی به سازمان کمک می کند که نقاط قوت موجود را شناسایی نموده و آن ها را حفظ کرده و توسعه دهد و همچنین نقاط ضعف ( زمینه های قابل بهبود ) را نیز آشکار سازد که این مورد به سازمان کمک می کند که بداند فعالیت های بهبود و توسعه خود را در چه مواردی متمرکز نمایدزیرا یکی از بزرگترین ضعف های مدیران و سازمان های ایرانی انجام بهبود در اموری است که شاید در اولویت بهبود نباشند و یا ارزش آفرین برای ذی نفعان نباشند.

جهت انجام خود ارزیابی، روش های ( رهیافت های ) متعددیوجود دارد که هریک از آن ها مستلزم صرف زمان و هزینه مربوط به خود بوده و البته نتایج و دقت متفاوتی نیز به همراه دارند. سازمان ها بر حسب اینکه قصد دارند چه مقدار زمان و هزینه صرف ارزیابی نموده و چه میزان دقت و کیفیت از نتایج ارزیابی انتظار دارند، می توانند یکی از رهیافت های پنج گانه خود ارزیابی را انتخاب نمایند.

هدف خود ارزیابی

هدف اصل خود ارزیابی  صرفأ دست یابی به یک امتیاز عددی برای سازمان نیست، بلکه شناسایی نقاط قوت سازمان و حوزه های نیازمند بهبود و نیز خلق انرژی برای بهبود در عملکرد سازمان است. خود ارزیابی بهتر عامل تحرک سازمان در جهت تعالی سازمانی میباشد و برای تمام مدیران مشخص می نمایند که منابع ارزشمند سازمان را در چه زمینه هایی مصرف نموده و به کار بگیرند. قبل از انجام خودارزیابی ممکن است که منابع سازمان باتوجه به قدرت ساختار غیر رسمی سازمان ومدیران، تعداد نیروی انسانی یک واحد، نظرات شخصی و یا راحت بودن فعالیت ها به کار گرفته شود ولی پس از انجام خود ارزیابی زمینه های قابل بهبود که می توانند سازمانرا به سمت تعالی و موفقیت پایدار رهنمون سازند مشخص می گردد. البته پس از تهیه لیست زمینه های قابل بهبود مدیران باید درخصوص اولویت بندی آنها تصمیم گیری نمایند. 

مزایای خودارزیابی

خود ارزیابی سازمان بر اساس مدلی مانندEFQM به سازمان کمک می کند تا در مسیر تعالی وضعیت خود را نسبت به وضعیت ایده آل که در مدل های تعالی مانند مدل EFQM سنجیده و بر اساس یافته های خود ارزیابی، نسبت به بهبود وضعیت خود اقدام نمایند. در ذیل برخی از مزایای شاخص خودارزیابی ذکر گردیده است :

• باعث ایجاد هم فکری در سازمان، بخصوص در سطح مدیران شده تا مسیر حرکت سازمان به سمت تعالی شناسایی گردد.
• توانمندی های موجود در سازمان و نتایج به دست آمده را مشخص می نماید.
• باعث ارتقاء نگرش گروهی ( تیمی ) جهت ارتقاء توانمندی ها در سازمان می گردد.
• نقاط قوت سازمان و حوزه های نیازمند بهبود را شناسایی می کند.
• یک رهیافت کاملأ ساخت یافته و مبتنی بر واقعیات سازمانی به وجود می آورد تا توسط آن سازمان را به درستی شناخته، ارزیابی کرده و روندهای پیشرفت را مرتب و به صورت دوره ای اندازه گیرری نماید.
• یک زبان مشترک و چارچوب مفهومی در شیوه مدیریت و انجام بهبودها در سازمان ایجاد می کند.
• به افراد سازمان، مفاهیم اصلی سرآمدی و چگونگی ارتباط این مفاهیم با مسئولیت هایشان را آموزش می دهد.
• کارکنان را در تمامی سطوح و کلیه واحدها در فرآیند بهبود درگیر می کند.
• سازمان را به شیوه ای هماهنگ و منسجم در سطح خرد و کلان ارزیابی می کند.
• تجربیات مفید را در سازمان شناسایی کرده و اشاعه می دهد.
• با استفاده از مجموعه ای از معیارهای فراگیر، مقایسه سازمان را با دیگر سازمان ها ( با زمینه ای مشابه یا متفاوت ) تسهیل میکند.
• اقدامات خود جوش برای بهبود عملیات روزمره سازمان را هماهنگ و یک پارچه می کند.
• باعث بهبود در توسعه استراتژی و برنامه کلان کسب و کار می شود.
• از طریق شکل دهی پاداش های داخل سازمانی، فرصت های مناسبی را به وجود می آورد تا هم از پیشرفت های مناسب در بهبود سازمان و هم از نتایج برجسته عملکردی، قدردانی به عمل آید.

فرایند عمومی خود ارزیابی

جهت انجام خود ارزیابی روش و فرآیند مشخص و معینی وجود نداردو سازمان ها می توانند در صورت علاقه مندی و یا توانایی های خود فرایند و مراحل انجام خودارزیابی را تعریف نمایند ولی توجه داشته باشید که بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت EFQM فرایند عمومی خودارزیابی را به شرح ذیل پیشنهاد نموده است، همچنین توجه داشته باشید که شما می توانید خودارزیابی را در یک بخش سازمان و یا کل سازمان انجام بدهید. ( شکل 1-4 )